Related Posts
Vanwege het coronavirus worden momenteel veel ledenvergaderingen van verenigingen (bijvoorbeeld die van de vereniging van eigenaren) geannuleerd, zonder dat uitzicht is op een nieuwe datum. Dit kan tot allerlei complicaties leiden, zoals het niet kunnen kiezen van nieuwe bestuurders en het niet kunnen vaststellen van de begroting of de lidmaatschapskosten voor het komende jaar.
Is er dan niet een andere manier om toch tot geldige besluiten van de algemene ledenvergadering te komen? Een en ander is mede afhankelijk van de statuten van de betreffende vereniging en de wet, maar men moet onder de huidige omstandigheden misschien ook kijken naar mogelijke meer praktische oplossingen.
In het algemeen zal in de statuten van een vereniging zijn opgenomen dat ledenvergaderingen moeten worden gehouden op een vooraf bepaalde plaats en tijd. Daar dienen de leden van de vereniging dan fysiek aanwezig te zijn of vertegenwoordigd door een ander lid via een volmacht. Enkele statuten maken het ook mogelijk dat ledenvergaderingen kunnen worden gehouden via teleconferentie of een andere soortgelijke communicatiemethode. Dat is in de meeste gevallen echter niet echt praktisch, vooral niet bij grotere verenigingen. De wet biedt nog de mogelijkheid om een besluit buiten vergadering te nemen, namelijk door eenstemmig besluit van alle leden of gevolmachtigden, met voorkennis van het bestuur genomen. Echter, ook dit is bij met name de grotere vereniging niet heel praktisch uitvoerbaar.
Eventuele alternatieven voor een traditionele algemene ledenvergadering zijn bijvoorbeeld virtuele vergaderingen, vergaderingen bij volmacht of een combinatie daarvan. Bij een virtuele vergadering (via bijvoorbeeld een live stream) kan waar nodig digitaal door de leden worden gestemd, echter dient dat plaats te vinden met de nodige waarborgen. Zo is bijvoorbeeld vereist dat de stemgerechtigde kan worden geïdentificeerd via het gebruikte elektronische communicatiemiddel. De optie van virtueel vergaderen en digitaal stemmen kan dus vrij complex en kostbaar zijn. Een andere mogelijkheid is om een ledenvergadering te houden waar slechts (een gedeelte van) het bestuur en een enkel lid aanwezig zijn (met inachtneming van de nodige corona-voorzorgsmaatregelen) en deze aanwezigen door alle overige niet-aanwezige (bestuurs)leden zijn gevolmachtigd om tijdens de ledenvergadering namens hen te stemmen. Een combinatie hiervan is wellicht ook mogelijk: slechts een aantal (bestuurs)leden zijn dan fysiek bij de ledenvergadering aanwezig, met volmachten van de niet-aanwezigen, terwijl de overige leden de mogelijkheid hebben om de vergadering virtueel te volgen.
Indien het voorgaande niet praktisch of anderszins (juridisch) onmogelijk blijkt te zijn, dan zal naar mijn mening het huidige bestuur de vereniging moeten blijven beheren en controleren op basis van de laatste vastgestelde begroting. Dit totdat wel een gewone algemene ledenvergadering plaatsvindt. Daarbij is het van belang dat de bestuurders richting de leden van de vereniging transparant zijn, goed communiceren en blijven handelen naar de belangen van de leden, door te doen wat ieder ander redelijk handelend bestuurder in deze situatie zou doen. Indien in deze periode besluiten worden genomen, dan is het raadzaam om deze tijdens de eerstvolgende gewone ledenvergadering te bekrachtigen.
Peter’s blog over ‘Coronavirus en overmacht’ kan voor u wellicht ook interessant zijn.
Heeft u vragen over de eventuele juridische gevolgen van het coronavirus, aarzel dan niet om contact op te nemen met Peter van Dort via peter@legallaw.blog of dort@liance.law of +5999 5133 678. Let op: het bovenstaande heeft betrekking op het Caraïbische gebied van het Koninkrijk. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
